Guardado en carpetas
Alguien decidió el árbol: por año, luego por agencia, luego por cliente — o por cliente, luego por año. Búscalo al revés y no está. Y quien lo guardó nunca es quien lo busca tres años después.
Documentos e información
Encuentra el expediente en lo que tardas en describirlo.
Index guarda expedientes y los vuelve a encontrar. A un documento no se llega navegando: se describe —tipo, fecha, cliente, monto— y la respuesta vuelve antes de que termines de preguntar, porque lo que se busca es la metadata y no los documentos. Qué campos existen, qué tipos de archivo se aceptan y quién puede abrir qué es todo configuración.
Qué pasa mientras escribes
Cada filtro que agregas quita candidatos de la mesa. Por eso es rápido: la búsqueda no toca un documento hasta que abres uno — corre sobre la metadata, que es pequeña, está indexada y está hecha justo para esto.
- Cada filtro quita candidatos de la mesa
- La búsqueda corre sobre la metadata
- Ningún documento se abre hasta que abres uno
No deberías tener que saber dónde está
Descrito por metadata
El expediente lleva sus propios campos, así que no hay un único camino correcto: lo encuentra tipo y fecha, y también cliente y monto. Nadie tiene que recordar una convención — y agregar un campo después no significa mover ni un documento.
Da igual cómo entró
Un expediente puede subirlo alguien a mano, dejarlo un escáner, empujarlo otro sistema o quedar al terminar un proceso. Todo eso aterriza en el mismo índice con los mismos campos — si no, habría dos sitios donde buscar, que es otra vez el problema.
La metadata que llega con el expediente es metadata que nadie tiene que escribir. Lo que un proceso ya sabe de un documento —de quién es, qué es, cuándo se firmó— viaja con él.
De qué está hecho Index
Seis piezas. Cinco existen para que la sexta —la búsqueda— pueda ser tan rápida y tan simple como es.
-
01
Búsqueda
Filtros que se van sumando y una respuesta que cambia mientras escribes. No hay sintaxis que aprender ni manual: se describe lo que se busca.
-
02
Carga de expedientes
Uno, cien o una carpeta entera, con su metadata puesta al entrar. Un expediente que entra sin campos es un expediente que nadie va a encontrar.
-
03
Tipos de archivo
Qué se acepta y qué campos pide cada tipo. Una factura y un contrato no se describen igual, y no tienen por qué.
-
04
Metadata
Los campos, sus tipos y cuáles son obligatorios. Es lo único que se busca, así que es la parte que vale la pena diseñar — y se cambia sin tocar los documentos.
-
05
Accesos
Quién puede ver, abrir y descargar, hasta el nivel del archivo. Un expediente que no te toca no aparece en tus resultados: no se esconde el botón, se esconde el expediente.
-
06
Dashboard
Qué hay, cuánto pesa, qué se está buscando y qué no se encuentra. Las búsquedas que vuelven vacías son la mejor lista de lo que falta indexar.
Tráenos la carpeta que nadie quiere abrir.
La unidad compartida con sesenta mil archivos y cuatro convenciones de nombres. Cuéntanos qué necesitas encontrar ahí y te decimos con qué campos se logra — y cuánto va a tardar la primera búsqueda.
Hablemos