Facturas de taller, validadas en el momento en que se presentan
Una aseguradora de vehículos recibía las facturas de los talleres en una ventana de veinte días y validaba cada una a mano. Cyntia lee la factura, la confronta con el siniestro y con la SAT, y la resuelve en cinco minutos.
Para una aseguradora de vehículos, la factura es el último paso de un siniestro y el que marca el ritmo de todo lo demás. Los talleres podían presentar facturas únicamente del 1 al 20 de cada mes; cada una se validaba después a mano contra el expediente del siniestro, la situación tributaria del taller y los repuestos y servicios aprobados. La operación tomaba diez días.
Cómo funciona el proceso
El taller presenta la factura y la validación se ejecuta sola. Nada espera a que un analista abra el expediente.
1. Presentación
Terminada la reparación del vehículo, el taller carga la factura a través de Cyntia Workflow. No hay ventana de recepción ni intermediario: el documento entra al proceso en el momento en que se emite.
2. Validación del documento
Cyntia Intelligence aplica OCR a la factura y examina los datos extraídos antes de darla por recibida:
- Que esté emitida al NIT correcto.
- Que corresponda al taller que la está cargando.
- Que se encuentre en fecha.
3. Validación contra el siniestro y contra la SAT
Los ítems de la factura se confrontan entonces con el sistema core de la aseguradora: ¿están aprobados para ese siniestro en particular? Una factura con ítems que nunca se autorizaron se rechaza en ese momento, no semanas después.
Si los ítems están aprobados, Cyntia Intelligence verifica en la SAT que la factura esté debidamente emitida y que no se encuentre anulada. La factura que supera todas las validaciones pasa al área contable y continúa su proceso normal.
Qué cambia
| Antes | Con Cyntia | |
|---|---|---|
| Recepción | Del 1 al 20 de cada mes | Todos los días, hasta el cierre contable |
| Validación | Una operación manual de diez días | Autónoma, cinco minutos en promedio |
| Rechazos | Detectados tarde en el ciclo | En el momento de la presentación |
La ganancia no es solo de velocidad. Un rechazo que llega en minutos es un rechazo sobre el que el taller todavía puede actuar: puede corregir y volver a presentar dentro del mismo período contable, en lugar de arrastrar la factura al siguiente.
Dónde aplica
El patrón se sostiene siempre que un tercero presenta un documento que debe validarse contra varias fuentes antes de poder pagarse: una factura de proveedor, una liquidación de gastos, el cierre de un servicio. El documento llega, se aplican las reglas, y solo avanza lo que está correcto.